Bonjour Audrey, pour commencer, pouvez-vous nous raconter votre parcours et ce qui vous a amenée à vous spécialiser dans l’automatisation des processus RH au sein de Neurimpact ? Qu’est-ce qui vous a fait dire « c’est là que se joue l’efficacité RH aujourd’hui » ?
J’ai un parcours professionnel très riche qui m’a permis de voir l’ensemble des problématiques humaines dans une entreprise et les deux côtés d’une même pièce : salariée / chef d’entreprise, collaboratrice / manager, TPE / grand groupe, utilisatrice / formatrice …
Ce parcours m’a progressivement amenée à travailler à la croisée de trois sujets : l’organisation, les outils digitaux et les réalités humaines du quotidien en entreprise. Pendant 25 ans, j’ai pu constater que, peu importe la taille de l’entreprise, que ce soit dans une TPE familiale, ou un grand groupe comme Enedis, l’efficacité se joue d’abord dans les relations humaines, la compréhension du mode de fonctionnement de chacun, et ensuite dans les outils qu’on met à disposition de ces humains pour qu’ils exercent leur métier avec plaisir et performance.
J’ai donc toujours eu à cœur de mettre à disposition de mes collaborateurs des outils qui leur fassent gagner du temps et du confort de travail. J’ai commencé avec des macros VBA sur Excel. Aujourd’hui c’est avec des outils d’orchestration tels que Make et avec l’IA. Mais quel que soit l’outil, le point de départ est toujours le même : le besoin du collaborateur, sa façon de travailler, de réfléchir, de communiquer, d’interagir avec l’équipe.
L’optimisation et l’automatisation des process RH servent justement à sécuriser la qualité de ces interactions humaines.
Avec Neurimpact, j’accompagne aujourd’hui des TPE / PME et cabinets de conseil qui ont grandi, recrutent régulièrement, mais n’ont pas eu le temps de correctement structurer leurs process RH.
Ce que je constate souvent, c’est que les difficultés RH ne viennent pas uniquement d’un manque d’outil. Elles viennent surtout d’une absence de process : des informations dispersées, des relances qui passent à la trappe, des documents introuvables, des rôles mal définis, des onboarding improvisés …
C’est là que se joue, selon moi, une grande partie de l’efficacité RH aujourd’hui. Quand un process RH n’est pas fiable, le coût est immédiat : perte de temps senior, surcharge mentale, erreurs administratives, mauvaise expérience collaborateur, turnover. À l’inverse, quand on clarifie les étapes et les responsabilités, qu’on met en place un outil adapté et des automatisations utiles, on sécurise le fonctionnement.
L’automatisation n’est donc pas une fin en soi. Pour moi, c’est un levier très concret à mettre en place pour rendre les process RH plus efficaces et plus soutenables au quotidien.
Dans votre quotidien de consultante, comment expliquez-vous très concrètement à une PME ce que l’automatisation des process RH peut changer pour elle, au-delà des promesses marketing ? Auriez-vous un exemple avant/après particulièrement parlant (recrutement, paie, gestion des absences…) ?
J’explique toujours l’automatisation à partir d’un problème concret, jamais à partir de l’outil. Une PME n’a pas besoin qu’on lui dise “il vous faut de l’IA” ou “il vous faut un nouveau logiciel”. Elle a besoin de savoir où elle perd du temps, où elle prend des risques, et ce qui peut être fiabilisé rapidement.
Par exemple, sur un onboarding, la situation “avant” ressemble souvent à ceci : le nouveau collaborateur arrive, une partie des informations est dans un mail, une autre dans un dossier partagé, le manager n’a pas forcément de checklist, parfois même il avait oublié le jour d’arrivée de son nouveau collaborateur, certains accès sont créés au dernier moment, et personne ne sait vraiment qui doit faire quoi. Résultat : l’intégration dépend beaucoup de la bonne volonté des personnes disponibles ce jour-là. Et cela envoie forcément un message très négatif au nouvel arrivant. Il faut se rappeler que près de la moitié des nouveaux collaborateurs quittent leur CDI moins d’un an après leur embauche.
La situation “après”, ce n’est pas un système très complexe. C’est un parcours d’intégration clair et structuré avec des outils partagés et connus : base documentaire type wiki, checklist, modèles de mails, rappels automatiques, suivi à 30, 60 et 90 jours. Chacun sait qui fait quoi, quand, comment, pourquoi. Et le nouveau collaborateur suit un chemin clair qui lui permet de monter en compétences et en autonomie sans frictions.
L’automatisation sert alors à éviter les oublis et à supprimer les redondances et copier-coller : envoyer une notification au manager, déclencher une checklist, rappeler une échéance de période d’essai, centraliser les informations nécessaires. Ce sont de petits gains à chaque fois, mais cumulés, ils réduisent fortement la charge mentale et améliorent la fiabilité du process.
Avant : on improvise, on fait tout au dernier moment, on oublie, on fait des erreurs.
Après : on se concentre sur l’intégration du nouveau collaborateur, c’est fluide et efficace. Et le nouvel arrivant se sent à sa place, attendu, mis en valeur.
Les études montrent que les équipes RH passent jusqu’à 3 à 6 heures par jour sur des tâches administratives. Quand vous arrivez chez un client, par où commencez-vous pour identifier les bons processus à automatiser et éviter de « robotiser » des dysfonctionnements existants ?
Une automatisation suit toujours le même parcours : un trigger (ce qui déclenche le lancement de l’automatisation), des étapes et un résultat attendu. Impossible de créer une automatisation pertinente si on ne connaît pas les processus existants et les axes de fiabilisation et d’optimisation.
Je commence donc toujours par cartographier l’existant. Je dois comprendre ce qui se passe réellement dans l’entreprise. Même si les process ne sont pas formalisés, ils existent dans les habitudes des collaborateurs. Je passe donc souvent une à deux journées dans l’entreprise pour identifier quels sont les différents déclencheurs, quelles sont les étapes, qui intervient, où sont les informations, quels outils sont utilisés, où ça bloque, et ce qui se passe en cas d’absence des personnes clés.
C’est une étape essentielle, parce qu’automatiser un process flou ne le rend pas plus fiable. Cela le rend simplement plus rapide à dysfonctionner. C’est particulièrement vrai avec l’IA et des données RH : si les règles ne sont pas claires, l’automatisation peut créer des dégâts au lieu de générer des bénéfices.
Ensuite, je cherche le bon point d’entrée. Je ne recommande jamais de tout automatiser d’un coup. Je préfère identifier un process répétitif, vraiment irritant, suffisamment fréquent, mais pas trop risqué pour démarrer : l’onboarding est en général un bon début. Mais cela va dépendre de chaque entreprise et de l’audit initial.
Puis je distingue trois niveaux :
Ce qui doit être clarifié : les rôles, les étapes, les règles de décision.
Ce qui doit être documenté : modèles, procédures, checklists, modes opératoires.
Ce qui peut être automatisé : notifications, rappels, pré-remplissage, synchronisation d’informations, tableaux de suivi.
L’objectif est d’éviter de robotiser le désordre. On structure d’abord, on automatise ensuite.
Vous travaillez autant sur l’outillage numérique que sur les pratiques RH. Pouvez-vous décrire un cas concret où l’apport de l’IA ou de la RPA a réellement libéré du temps pour des missions à forte valeur ajoutée, et comment cela a été vécu par les équipes RH sur le terrain ?
Un cas très parlant concerne les suivis RH récurrents et la gestion des échéances clés. Dans beaucoup de petites structures, ces sujets sont suivis dans des tableaux Excel, des mails, parfois même ce n’est pas noté, c’est juste dans la tête du dirigeant ou d’un manager. Le problème n’est pas seulement le temps passé : c’est aussi le risque d’oubli. Et un oubli peut avoir des conséquences particulièrement importantes.
L’exemple du suivi des absences est particulièrement pertinent. Combien de tableaux Excel existent dans l’entreprise pour gérer les congés, RTT, plannings d’équipe ? Chaque collaborateur peut même avoir sa propre version et on ne sait plus quelle version est la bonne. Est-ce que tout le monde a bien posé son jour de solidarité ? Est-ce qu’il y a assez de collaborateurs présents pour assurer la continuité du travail du 14 juillet au 15 août ?
Dans ce type de situation, je crée l’outillage numérique pour centraliser l’information. Et ensuite l’automatisation peut prendre en charge une partie très concrète du travail : créer une tâche au bon moment, envoyer une notification, rappeler une échéance, générer une trame de suivi.
L’IA peut aussi aider à produire une première version de contenu, par exemple pour envoyer à chaque collaborateur le résumé de la dernière réunion, avec les tâches à réaliser pour chacun. Synthèse d’entretien, brouillon de mail, checklist adaptée à un poste, résumé d’un point collaborateur. Le plus important à retenir si on fait intervenir l’IA, c’est qu’un humain doit conserver la validation finale. L’IA est là pour aider, pas pour décider.
L’effet le plus intéressant, ce n’est pas seulement le gain de temps. C’est le changement de posture. Les équipes RH ou les personnes qui portent les sujets RH passent moins de temps à courir après l’information et davantage de temps à accompagner : répondre aux questions importantes, fluidifier la relation manager-collaborateur, analyser les signaux faibles, améliorer l’expérience d’intégration.
Sur le terrain, l’acceptation est meilleure quand l’automatisation est présentée comme une aide concrète, pas comme un remplacement. Si elle supprime une relance pénible ou évite une erreur, les équipes voient rapidement l’intérêt. En revanche, si on commence par imposer un outil sans clarifier le besoin, la résistance est beaucoup plus forte.
L’automatisation RH fait parfois peur : crainte de déshumaniser la relation collaborateur, de perdre le contrôle, ou de complexifier encore les outils. Comment abordez-vous ces résistances chez vos clients, et quelles erreurs voyez-vous le plus souvent dans les projets de digitalisation RH ?
Ces résistances sont tout à fait légitimes. Les RH touchent à des sujets sensibles : les données personnelles, les parcours professionnels, l’intégration, les tensions, les départs. On parle de vraies personnes, de chemins de vie, de sentiments, d’émotions. On ne peut pas automatiser cela comme on automatiserait une simple facture.
J’aborde donc ces résistances en repartant du rôle exact de l’automatisation. Elle ne doit pas remplacer la relation humaine. Elle doit uniquement sécuriser le cadre qui existe autour de cette relation. Par exemple, automatiser un rappel d’entretien ne remplace pas la qualité de l’échange entre le manager et le collaborateur. Mais cela évite que l’entretien soit oublié, repoussé indéfiniment, ou mené sans trame commune.
Les erreurs que je vois le plus souvent sont assez récurrentes :
- choisir un outil avant d’avoir clarifié le process,
- vouloir automatiser trop large et/ou trop vite,
- ne pas définir qui valide quoi,
- oublier la qualité des données de départ,
- négliger la documentation,
- ne pas former les utilisateurs,
- sous-estimer les questions de confidentialité et de conformité.
Et avec l’IA, ces erreurs deviennent encore plus problématiques. Avant de déployer un agent IA ou une automatisation intelligente, il faut savoir quelles données peuvent être utilisées, où sont les documents de référence, à quel moment l’humain reprend la main, et comment on contrôle la qualité de ce qui est généré. L’IA Act le rappelle parfaitement.
Ma conviction, c’est qu’une bonne digitalisation RH doit être adaptée et adoptée. Si le système devient une usine à gaz, il échoue. S’il ne correspond pas aux besoins de chacun, il échoue. S’il n’est pas compris et utilisable au quotidien, il échoue. Si au contraire il rend le travail plus clair, plus prévisible et plus accessible, il devient un vrai support pour les équipes.
C’est d’ailleurs pour cela que je suis certifiée “Experte neurodiversité en milieu professionnel” par Singularity Talents (Sabrina Menasria). Mon fil rouge, c’est l’adoption : un outil n’a de valeur que s’il est utilisable par des profils très différents. J’adapte les outils aux personnes, pas l’inverse.
Le marché français de l’automatisation RH est en pleine croissance : selon vous, quelles seront les prochaines grandes ruptures dans les 3 à 5 ans (généralisation de l’IA générative, workflows low-code/no-code, self-service collaborateur…) et comment Neurimpact se prépare-t-il à ces évolutions ?
Je vois trois grandes évolutions.
La première, c’est la généralisation de l’IA générative dans les outils RH du quotidien. On va voir de plus en plus de fonctionnalités capables de générer des synthèses, préparer des trames, pré-remplir des documents, analyser des retours collaborateurs ou proposer des tableaux de bord plus lisibles.
La deuxième, c’est la montée en puissance des workflows low-code et no-code, avec des outils tels que Make, Notion ou du vibe-coding. Les PME n’auront plus besoin de développements informatiques lourds pour automatiser leurs process. Elles pourront connecter des outils existants, créer des parcours simples, déclencher des notifications, structurer une base RH, ou fiabiliser un onboarding avec des solutions beaucoup plus accessibles qu’avant.
La troisième, c’est le besoin de gouvernance. Plus l’IA et l’automatisation deviennent faciles à déployer, plus il devient nécessaire de cadrer les usages : quelles données utilise-t-on, pour quel objectif, avec quelle validation humaine, quelle traçabilité, et quelles limites. Dans les RH, ce point est central.
Neurimpact se prépare justement en gardant une approche très pragmatique : d’abord l’humain, ensuite le digital. L’évolution de l’IA est vertigineuse. Mais l’idée n’est pas de courir après chaque nouveauté. C’est d’aider les entreprises à choisir les bons cas d’usage, au bon niveau de risque, avec une organisation claire et une véritable valeur ajoutée pour les collaborateurs.
À mon sens, les entreprises qui réussiront le mieux ne seront pas forcément celles qui adopteront le plus d’outils. Ce seront celles qui sauront combiner trois choses : des process lisibles, des données bien structurées, et des automatisations utiles, contrôlées et comprises par les équipes.
Pour conclure, quel conseil très concret donneriez-vous à un DRH ou un ou une responsable RH qui se sent submergé(e) par l’administratif et ne sait pas par où commencer pour gagner en efficacité grâce à l’automatisation ?
Je lui conseillerais de ne surtout pas commencer par chercher “le meilleur outil”. Or c’est souvent ce qui arrive : on va sur son réseau social préféré ou sur Google, on tape “automatisation” et on se laisse submergé par la myriade d’outils IA qui vous promettent monts et merveilles.
Le premier réflexe devrait être beaucoup plus simple : choisir d’abord un process. Un seul process, celui qui coûte cher au quotidien.
Pas forcément le plus stratégique. Mais le plus irritant. Celui qui revient tout le temps, qui génère des relances, des oublis, des erreurs ou de la charge mentale. Chaque entreprise a le sien.
Ensuite, je recommande de poser ce process à plat sur une page : quand commence-t-il ? quand est-il terminé ? quelles sont les étapes ? qui fait quoi ? où sont les informations ? quels documents sont utilisés ? où y a-t-il le plus d’oublis ou de pertes de temps ?
Puis seulement après, on ajoute une première automatisation très simple : un rappel, une notification, une checklist, un modèle de mail, une tâche créée automatiquement. Là encore, une seule automatisation, la plus simple possible. Parfois il n’est même pas nécessaire d’ajouter un outil à notre stack. Les outils existants suffisent. C’est le cas des rappels d’échéance avec les calendriers Google, Outlook et autres.
Quand le process est stable et le gain de temps mesuré, on peut passer à l’automatisation suivante.
Mon premier conseil serait donc : structurez d’abord, automatisez ensuite. Une petite automatisation bien placée sur un process clair vaut mieux qu’un grand projet digital mal cadré. C’est souvent comme cela qu’on obtient les premiers gains visibles : moins d’administratif et du temps récupéré pour des sujets RH à plus forte valeur ajoutée.
Mon deuxième conseil serait de me contacter. Je propose un premier échange gratuit avec Neurimpact : cela permet de débroussailler le terrain et de trouver cette première automatisation quick win.
Pour en savoir plus : https://www.neurimpact.fr